Confidentialité et protection des renseignements

La confidentialité est une composante essentielle de la relation médicale.

La Clinique MEZ protège les renseignements personnels et les renseignements de santé qui lui sont confiés et limite leur collecte, leur utilisation, leur accès et leur communication à ce qui est nécessaire à la prestation des soins, au fonctionnement de la clinique et au respect de ses obligations légales et professionnelles.

Quels renseignements recueillons-nous?

La Clinique MEZ recueille uniquement les renseignements nécessaires à l’exercice de son mandat.

Selon votre situation, ceux-ci peuvent notamment comprendre :

• votre identité et vos coordonnées;

• votre numéro d’assurance maladie;

• votre demande de consultation et les renseignements transmis par votre médecin référent;

• vos antécédents médicaux et psychiatriques;

• vos médicaments et traitements;

• les résultats d’analyses et d’examens pertinents;

• les renseignements recueillis pendant les consultations et le suivi;

• les renseignements nécessaires à la gestion des rendez-vous et à la facturation;

• les communications pertinentes à vos soins;

• votre numéro de téléphone et votre localisation lors d’une téléconsultation.

Des renseignements d’identification recueillis en vue de votre prise en charge médicale peuvent eux-mêmes constituer des renseignements de santé au sens de la législation applicable.

Pourquoi utilisons-nous ces renseignements?

Les renseignements recueillis peuvent notamment servir à :

• recevoir et évaluer une demande de consultation;

• vérifier l’admissibilité au service;

• constituer et tenir votre dossier médical;

• effectuer votre évaluation psychiatrique;

• assurer le suivi relevant du mandat de la Clinique MEZ;

• formuler des conclusions et des recommandations médicales;

• communiquer les renseignements nécessaires à votre médecin référent ou aux professionnels impliqués dans vos soins lorsque la loi le permet;

• gérer les rendez-vous et les communications administratives;

• effectuer les téléconsultations;

• effectuer la facturation auprès de la RAMQ;

• assurer la continuité et la sécurité des soins;

• satisfaire aux obligations professionnelles et légales de la clinique.

Vos renseignements de santé ne sont pas vendus et ne sont pas utilisés à des fins de publicité comportementale.

Dossier médical électronique

La Clinique MEZ utilise Medesync de TELUS Santé comme dossier médical électronique.

Le dossier médical électronique peut notamment servir à la tenue du dossier, aux formulaires patients, à la gestion des rendez-vous, au portail patient, à la téléconsultation, aux communications sécurisées, à la télécopie électronique, à la signature électronique et à certaines fonctions administratives ou de facturation.

La Clinique MEZ utilise un dossier médical électronique répondant aux exigences de certification applicables au Québec.

L’accès aux renseignements est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

Les accès aux systèmes contenant des renseignements de santé peuvent être journalisés et faire l’objet de vérifications.

Téléconsultation

Les consultations de la Clinique MEZ sont offertes entièrement à distance.

Avant et pendant une téléconsultation, des mesures sont prises afin de protéger votre identité, votre sécurité et la confidentialité de la rencontre.

Le médecin doit notamment confirmer :

• votre identité;

• un moyen de vous joindre;

• l’endroit où vous vous trouvez au moment de la consultation;

• la présence éventuelle d’une autre personne.

La localisation est notamment recueillie afin de pouvoir diriger adéquatement des secours si une urgence survient pendant la consultation.

La confidentialité doit être assurée des deux côtés de la téléconsultation. Nous vous demandons donc de vous trouver dans un endroit calme et privé où votre conversation ne peut pas être entendue par une personne non autorisée.

La Clinique MEZ obtient et documente le consentement requis relativement aux soins ainsi qu’à l’utilisation de la technologie.

La Clinique MEZ n’enregistre pas systématiquement les consultations.

Tout enregistrement effectué par la clinique nécessiterait un consentement spécifique préalable.

Portail patient et communications électroniques

Lorsque cela est possible, la Clinique MEZ privilégie le portail patient POMELO et les moyens de communication sécurisés pour les échanges contenant des renseignements médicaux.

Le portail ne doit pas être utilisé lorsqu’une situation nécessite une réponse urgente.

Les courriels et messages texte ordinaires comportent davantage de risques pour la confidentialité. Ils sont donc principalement réservés aux communications administratives lorsque leur utilisation est appropriée et que les conditions nécessaires sont respectées.

N’utilisez pas un courriel ordinaire, un texto ou le formulaire public du site Internet pour transmettre spontanément des renseignements médicaux sensibles ou signaler une urgence.

Notre site Internet

Le site public de Clinique MEZ est principalement destiné à fournir de l’information générale concernant la clinique et ses services.

Il n’est pas destiné à constituer un dossier médical ni à recevoir des informations cliniques détaillées.

Lorsqu’un renseignement personnel est recueilli au moyen du site ou d’un autre service technologique, les règles de confidentialité applicables sont respectées.

Les technologies comportant des paramètres de confidentialité sont configurées au niveau de protection requis par la législation applicable.

Communication avec votre médecin référent

La Clinique MEZ fonctionne sur référence médicale et exerce un mandat de consultation spécialisée.

Dans le cadre de ce mandat, les renseignements nécessaires à la continuité des soins peuvent être obtenus auprès de votre médecin référent ou lui être transmis lorsque cette utilisation ou cette communication est permise par la loi.

La Clinique MEZ transmet notamment les conclusions et recommandations médicales pertinentes au médecin responsable de votre suivi.

Lorsque des renseignements sont communiqués, leur contenu est limité à ce qui est nécessaire dans les circonstances.

Fournisseurs et prestataires de services

La Clinique MEZ peut avoir recours à des fournisseurs technologiques ou administratifs lorsque ceux-ci sont nécessaires à son fonctionnement, par exemple pour le dossier médical électronique, la prise de rendez-vous, la téléconsultation, la facturation ou l’hébergement technologique.

Lorsqu’un fournisseur doit traiter des renseignements pour le compte de la clinique, son accès est limité aux renseignements nécessaires à son mandat et doit être encadré conformément aux exigences légales applicables.

La Clinique MEZ tient un registre des produits et services technologiques utilisés dans le traitement des renseignements de santé.

Protection et sécurité

La Clinique MEZ met en place des mesures administratives, technologiques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des renseignements de santé.

Celles-ci comprennent notamment, selon le contexte :

• l’utilisation d’un dossier médical électronique certifié;

• le contrôle et la limitation des droits d’accès;

• l’utilisation d’identifiants individuels;

• des mécanismes d’authentification appropriés;

• la journalisation des accès;

• la protection des appareils utilisés pour l’exercice médical;

• les mises à jour de sécurité;

• la sensibilisation des personnes ayant accès aux renseignements;

• le retrait des accès lorsqu’ils ne sont plus nécessaires;

• une procédure de gestion des incidents de confidentialité;

• un plan de réponse en cas d’incident majeur de cybersécurité.

Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité peut notamment comprendre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés d’un renseignement, sa perte ou toute autre atteinte à sa protection.

Lorsqu’un incident est constaté ou raisonnablement soupçonné, la Clinique MEZ prend les mesures requises pour :

• limiter les conséquences;

• réduire le risque de préjudice;

• prévenir la répétition d’un incident similaire;

• documenter l’événement;

• aviser les personnes ou autorités concernées lorsque la loi l’exige.

Les incidents de confidentialité sont gérés conformément à une procédure interne et aux obligations de déclaration applicables.

Secret professionnel et exceptions

Le médecin doit garder confidentiels les renseignements dont il prend connaissance dans l’exercice de sa profession.

Un renseignement ne peut être communiqué que dans les situations autorisées par le patient ou par la loi.

Certaines exceptions permettent ou imposent néanmoins une communication sans consentement.

Cela peut notamment survenir lorsqu’il existe un risque sérieux de mort ou de blessures graves et que les conditions prévues par la loi sont réunies.

Dans une telle situation, seules les informations nécessaires peuvent être communiquées aux personnes autorisées à les recevoir.

D’autres obligations légales particulières peuvent également s’appliquer, notamment en matière de protection de la jeunesse ou de protection des personnes majeures vulnérables.

Conservation du dossier

Le dossier clinique est conservé conformément aux délais prescrits par la réglementation professionnelle applicable.

En règle générale, le dossier clinique d’un médecin doit être conservé pendant au moins dix ans suivant la dernière inscription au dossier, sous réserve des situations pour lesquelles une période différente ou plus longue est requise.

À la fin de la période de conservation applicable, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou traités conformément aux exigences légales.

Vos droits

La législation québécoise vous accorde plusieurs droits relativement aux renseignements qui vous concernent.

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment demander :

• l’accès aux renseignements vous concernant;

• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;

• de connaître certaines informations relatives à l’accès, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements;

• l’exercice des droits de restriction ou de refus prévus par la loi;

• des renseignements sur la façon dont vos données sont protégées.

Vous pouvez également formuler une plainte concernant la protection de vos renseignements.

Notre cadre de protection

La gestion des renseignements par la Clinique MEZ est notamment encadrée par :

• la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux;

• la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modernisée notamment par la Loi 25;

• la Loi sur la gouvernance du système de santé et de services sociaux;

• le Code des professions;

• la Loi médicale;

• le Code de déontologie des médecins;

• le Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin;

• la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information;

• les autres lois et règlements applicables à la pratique médicale et à la protection des renseignements au Québec.

Ces règles s’ajoutent au devoir de secret professionnel auquel tout médecin est tenu.

Responsable de la protection des renseignements

Dr Kevin Zemmour
Responsable de la protection des renseignements
Clinique MEZ 

Courriel : [courriel consacré à la confidentialité]

eFax : [numéro]

Vous pouvez communiquer avec le responsable pour :

• exercer un droit d’accès ou de rectification;

• poser une question concernant vos renseignements;

• signaler une préoccupation relative à leur confidentialité;

• déposer une plainte.

Une personne peut également exercer les recours prévus par la loi auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Dernière mise à jour : [Octobre 2026]